Как убить карьеру: Плохие письма снижают авторитет отправителя

Как часто ваши клиенты или коллеги игнорируют письма, которые получают, потому что они плохо написаны? Возможно, они с подозрением относятся к содержанию этих писем; или после быстрого взгляда на текст, его как "непрофессиональное" и не стоящее времени; а возможно, не понимают смысл того, что там написано, чтобы ответить; а может быть принимают решение не работать с отправителем, приравнивая качество продукта или услуги к качеству письма.

В одном из исследований, проведенном в Университете Северного Колорадо, участвовали "белые воротнички" — 40% из них сказали, что плохое письмо (непонятное или с ошибками) снижает авторитет отправителя. А в целом, каждый четвертый работник сообщил, что из-за плохого письма они пересмотрят вопрос о ведении бизнеса с коллегой в компании или с партнером из другой организации.

Помимо проблемы восприятия важны ясность и эффективность. Под эффективностью люди понимают, что им не нужно переписываться по 3-4 раза, чтобы решить проблему или получить четкую информацию о продукте, услуге или ситуации.

Подпишитесь на канал DELO.UA

Контрольный список из 6 критериев для эффективного делового письма

1. Начните с обзора

Электронные сообщения — это то, как вы проявляетесь в сегодняшней рабочей среде. Их формат делает написание быстрым и простым делом, к которому многие относятся без должного уровня ответственности. Многие письма похожи на сообщения в социальных сетях и выглядят так, как будто разговор начался пару часов назад. Конечно, неформальный тон возможен в большинстве случаев, но в нем должна быть соблюдена структура. Сначала подумайте и обобщите ваше сообщение. Начните с этого. Затем уточните детали.

2. Сделайте действие понятным

Никогда не отправляйте письма, после прочтения которых у адресата возникнут вопросы подобные: "Ну и что?", "Что это значит?", "Что я должен делать, рассматривать, одобрять, покупать?". Пишите непосредственные рекомендации и действия, которые должен выполнить адресат либо будете выполнять вы.

3. Прописывайте детали от наиболее к наименее важным

Если вы пишете отчет о проекте, предложение, технико-экономическое обоснование, отчет об инциденте или что-то еще, учтите, что читатели, вероятно, не одинаково заинтересованы во всем, что вы говорите. Формируйте структуру с учетом этого факта. Чем больше они читают, тем больше они узнают. Но они всегда могут остановиться раньше, чем вы предполагаете. Поэтому самую важную информацию размещайте в начале письма.

4. Создавайте привлекательный вид письма

Даже в кратком электронном письме вам может понадобиться добавить заголовки, жирный шрифт или списки, чтобы помочь читателям быстро найти то, что им нужно. Четкая разметка также помогает людям позже просмотреть детали для быстрого ознакомления.

5. Используйте пунктуацию правильно

Пули маленькие, но смертельные. Точно так же и знаки препинания. Они маленькие, но это не значит, что их влияние незначительно. Неправильно расположенная (или пропущенная) запятая может изменить — и даже перевернуть — смысл вашего предложения.

6. Выбирайте правильные слова

Луг или лук, туш или тушь, бал или балл, предать или придать, компания или кампания, порог или порок… Этот список можно долго продолжать. Это не просто орфографические ошибки, это слова с совершенно разными значениями. Это все равно что заказать в ресторане филе миньон, а когда принесут заказ, пожать плечами и сказать: "О, я просто ошибся. Я имел в виду лобстера".

Когда вы пишете не то слово, это не просто опечатка. Это лобстер, а не филе миньон. Возьмите большую книгу по грамматике, скопируйте из нее список наиболее часто употребляемых слов и запомните их.

Ваше письмо — это ваше лицо на странице. Покажите себя стильно. Ваша карьера и ваша организация зависят от этого.

Читайте также: Устойчиво: Как системное мышление помогает преодолевать сложные времена

Источник